قانون تشکیل پرونده های الکترونیکی در ثبت های تجاری: نحوه حرکت دولت با زمانها
معرفی
کمک به مشتریان بین المللی که در هلند شغلی دارند بخشی از تمرین روزانه من است. از این گذشته ، هلند یک کشور عالی برای تجارت است ، اما یادگیری زبان یا عادت کردن با شیوه های تجاری هلند می تواند در بعضی مواقع برای شرکتهای خارجی پیچیده باشد. بنابراین ، یک کمک کننده اغلب مورد قدردانی قرار می گیرد. دامنه کمک من از کمک به کارهای پیچیده گرفته تا کمک به برقراری ارتباط با مقامات هلندی متغیر است. اخیراً سؤالی از مشتری دریافت کردم تا آنچه را که دقیقاً در نامه ای از اتاق بازرگانی هلند بیان شد ، توضیح دهم. این نامه ساده ، هرچند مهم و آگاهانه ، مربوط به جدیدی در تشکیل صورت های مالی بود که به زودی فقط به صورت الکترونیکی امکان پذیر خواهد بود. این نامه نتیجه تمایل دولت به حرکت با زمانها ، استفاده از مزایای تبادل داده های الکترونیکی و معرفی یک روش استاندارد برای رسیدگی به این روند تکرار سالانه بود. به همین دلیل است که صورتهای مالی باید از سال مالی 2016 یا 2017 به صورت الکترونیکی واریز شود ، همانطور که در Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (قانون تشکیل پرونده الکترونیکی در رجیسترهای تجاری) مجسم شده است ، که به همراه Besluit elektronische معرفی شده است. ثبت نماینده های دستی (قطعنامه در مورد تشکیل الکترونیکی در ثبت های تجاری)؛ قانون دوم قوانین اضافی و مفصلی را ارائه می دهد. کاملاً سخیف است ، اما این قانون و قطعنامه دقیقاً چیست؟
سپس و در حال حاضر
پیش از این ، صورتهای مالی می توانستند به صورت الکترونیکی و کاغذی در اتاق بازرگانی واریز شوند. قانون مدنی هلند هنوز مقررات مبتنی بر واریز روی کاغذ را می داند. در حال حاضر ، این روش را می توان منسوخ دید و من در واقع کمی تعجب کردم که این پیشرفت زودتر بوجود نیامده است. تصور اینکه ثبت صورتهای مالی روی کاغذ هنگام مقایسه از منظر هزینه و زمان ، معایب زیادی در مقایسه با پرونده الکترونیکی این اسناد داشته باشد ، کار سختی نیست. به هزینه های کاغذ و هزینه ها و زمان مورد نیاز برای قرار دادن بیانیه های سالانه روی کاغذ و ارائه آنها - همچنین روی کاغذ - به اتاق بازرگانی فکر کنید ، که پس از آن مجبور است این اسناد مکتوب را پردازش کند ، حتی بدون ذکر زمان و هزینه های ناشی از آن. هنگام اجازه دادن به یک حسابدار برای تهیه یا تأیید این صورتهای مالی (غیر استاندارد). بنابراین ، دولت پیشنهاد کرد که از "SBR" (مخفف: Standard Business Report) استفاده شود ، که یک روش الکترونیکی استاندارد برای ایجاد و ارسال اطلاعات و اسناد مالی است ، براساس کاتالوگ داده ها (Taxonomie هلند). این کاتالوگ شامل تعاریفی از داده ها است که می تواند برای ایجاد صورت های مالی استفاده شود. مزیت دیگر روش SBR این است که نه تنها تبادل داده بین شرکت و اتاق بازرگانی ساده می شود ، بلکه در نتیجه استاندارد سازی ، تبادل داده با اشخاص ثالث نیز آسان خواهد شد. شرکت های کوچک می توانند از سال 2007 با استفاده از روش SBR به صورت الکترونیکی اظهارات سالانه را ارائه دهند. برای مشاغل متوسط و بزرگ این امکان در سال 2015 ارائه شده است.
بنابراین ، کی و برای چه کسی؟
دولت اظهار داشت که پاسخ به این سؤال یک نمونه معمولی از "مسائل اندازه" است. مشاغل کوچک موظفند صورتهای مالی را از سال مالی 2016 به بعد به صورت الکترونیکی از طریق SBR ارسال کنند. به عنوان یک گزینه جایگزین ، مشاغل کوچک که (خودشان صورتهای مالی را تهیه و تنظیم می کنند) این امکان را دارند که صورت های خود را از طریق یک سرویس آنلاین رایگان - سرویس "zelf deponeren jaarrekening" واریز کنند ، که از سال 2014 شروع به کار می کند. مزیت این خدمات این است که شخص مجبور نباشد نرم افزاری را خریداری کند که سازگار با SBR باشد. مشاغل متوسط باید از سال مالی 2017 به بعد صورتهای مالی را از طریق SBR ارسال کنند. همچنین برای این مشاغل یک سرویس آنلاین جایگزین موقت ("opstellen jaarrekening") معرفی خواهد شد. از طریق این سرویس ، مشاغل متوسط می توانند صورتهای مالی را به صورت XBRL تهیه کنند. پس از آن این بیانیه ها می توانند از طریق پورتال آنلاین ("Digipoort") ارسال شوند. این بدان معنی است که شرکت لزوماً مجبور نیست بلافاصله نرم افزار "سازگار با SBR" را خریداری کند. این سرویس موقت خواهد بود و پس از پنج سال ، از سال 2017 به حساب خواهد آمد. هیچ مشکلی برای مشاغل بزرگ و ساختارهای گروه متوسط وجود ندارد كه صورتهای مالی را از طریق SBR تسلیم كنند. دلیل این امر این است که این مشاغل مجبور هستند با مجموعه ای از الزامات بسیار پیچیده مقابله کنند. انتظار این است که این مشاغل از سال 2019 به بعد این فرصت را داشته باشند که از طریق SBR و یا تشکیل پرونده اروپایی از طریق فرمت خاص اروپا انتخاب کنند.
هیچ قانونی بدون استثناء وجود ندارد
اگر هیچ استثنائی وجود نداشته باشد ، یک قانون نیست. دو ، به طور دقیق. قوانین جدید در مورد تشکیل صورت های مالی برای اشخاص حقوقی و شرکتهایی که دارای دفتر ثبت شده خارج از هلند هستند قابل اجرا نیست ، که براساس Handelsregisterbesluit 2008 (قطعنامه ثبت نام تجاری 2008) وظیفه دارند اسناد مالی را ثبت کنند. در اتاق بازرگانی ، تا آنجا که و به شکلی که این اسناد باید در کشور دفتر ثبت شده افشا شود. استثناء دوم برای صادرکنندگان مطابق ماده 1: 1 قانون Wft (قانون نظارت مالی) و شرکتهای تابعه یک صادرکننده تعیین می شود ، در صورتی که این خود صادرکنندگان هستند. صادرکننده کسی است که مایل به انتشار اوراق بهادار است یا قصد صدور اوراق بهادار را دارد.
سایر نکات توجه
با این حال ، این همه چیز نیست. خود اشخاص حقوقی باید به برخی جنبه های مهم اهمیت توجه کنند. یکی از این جنبه ها این واقعیت است که شخص حقوقی مسئولیت تشکیل صورت های مالی مطابق قانون را بر عهده خود خواهد داشت. در میان دیگران ، این بدان معنی است که صورتهای مالی باید بتوانند چنین بینشی را ایجاد کنند که فرد بتواند به اندازه کافی وضعیت مالی شخص حقوقی را ارزیابی کند. بنابراین من به هر شرکتی توصیه می کنم که قبل از ثبت هر زمان اطلاعات را در صورتهای مالی با دقت بررسی کنید. نکته آخر اینکه توجه داشته باشید که امتناع از ارائه اظهارات به روشی که مقرر شده است ، براساس Wet op de Economyische Delicten (قانون تخلف اقتصادی) جرم محسوب می شود. در عوض ، به راحتی تأیید شده است که صورتهای مالی ایجاد شده از طریق روش SBR ، می تواند توسط مجمع سهامداران برای تهیه این صورت ها استفاده شود. این حسابها همچنین می توانند مطابق ماده 2: 393 قانون مدنی هلند تحت حسابرسی قرار گیرند.
نتیجه
دولت با معرفی قانون تشکیل پرونده الکترونیکی در ثبت های تجاری و قطعنامه همراه ، قطعه ای از پیشرفت را نشان داده است. در نتیجه ، برای مشاغل کوچک و متوسط اجباری می شود که صورت های مالی را به ترتیب از سال های 2016 و 2017 به صورت الکترونیکی واریز کنند ، مگر اینکه شرکت در محدوده یکی از استثنا ها قرار بگیرد. مزایای آن بیشمار است. با این حال ، من به همه شرکت ها توصیه می کنم که عواقب خود را حفظ کنند ، زیرا مسئولیت نهایی بر عهده خود شرکتهای متعهد پرونده است و به عنوان مدیر شرکت ، مطمئناً شما نمی خواهید که در مورد عواقب آن دست و پنجه نرم کنید.
تماس با ما
اگر بعد از خواندن این مقاله سؤال یا اظهارنظر دیگری داشتید ، با تماس با آقای تماس بگیرید. ماکسیم هوداک ، وکیل مدافع در Law & More از طریق maxim.hodak@lawandmore.nl یا آقای. تام میویس ، وکیل دادگستری در Law & More از طریق tom.meevis@lawandmore.nl یا با ما با شماره +31 (0) 40-3690680 تماس بگیرید.