کارفرمایان در طول زمان داده های زیادی را در مورد کارکنان خود پردازش می کنند. تمام این داده ها در یک فایل پرسنلی ذخیره می شود. این فایل حاوی اطلاعات شخصی مهم است و به همین دلیل، ضروری است که این کار به صورت ایمن و صحیح انجام شود. کارفرمایان تا چه مدت مجاز هستند (یا در برخی موارد لازم است) این داده ها را نگه دارند؟ در این وبلاگ می توانید مدت زمان نگهداری قانونی پرونده های پرسنلی و نحوه برخورد با آن را مطالعه کنید.
پرونده پرسنلی چیست؟
همانطور که در بالا ذکر شد، یک کارفرما اغلب باید با داده های پرسنل کارکنان خود سر و کار داشته باشد. این داده ها باید به درستی ذخیره شده و سپس از بین بروند. این کار از طریق پرونده پرسنلی انجام می شود. این شامل نام و آدرس جزئیات کارمند (ها)، قراردادهای کاری، گزارش عملکرد، و غیره است. این داده ها باید با الزامات پیروی از مقررات AVG مطابقت داشته باشند و باید برای مدت زمان معینی نگهداری شوند.
(اگر می خواهید بدانید که آیا پرونده پرسنلی شما با الزامات AVG مطابقت دارد یا خیر، چک لیست فایل پرسنلی AVG ما را بررسی کنید. اینجا کلیک نمایید)
حفظ اطلاعات کارکنان
AVG دوره های نگهداری خاصی را برای داده های شخصی تعیین نمی کند. هیچ پاسخ مستقیمی برای دوره نگهداری پرونده پرسنلی وجود ندارد، زیرا از انواع مختلفی از داده های (شخصی) تشکیل شده است. یک دوره نگهداری متفاوت برای هر دسته از داده ها اعمال می شود. همچنین تأثیر می گذارد که آیا فرد هنوز کارمند است یا کار را ترک کرده است.
دسته بندی دوره های نگهداری
همانطور که در بالا گفته شد، دوره های نگهداری متفاوتی در رابطه با نگهداری داده های شخصی در پرونده پرسنلی وجود دارد. دو معیار برای بررسی وجود دارد، یعنی اینکه آیا یک کارمند هنوز شاغل است یا کار را ترک کرده است. موارد زیر نشان می دهد که چه زمانی داده های خاص باید از بین بروند، یا بهتر بگوییم حفظ شوند.
پرونده پرسنلی فعلی
هیچ دوره نگهداری ثابتی برای داده های موجود در پرونده پرسنلی فعلی کارمندی که هنوز شاغل است تنظیم نشده است. AVG تنها تعهدی را برای کارفرمایان برای به روز نگه داشتن پرونده های پرسنل تحمیل می کند. یعنی خود کارفرما موظف است مهلتی برای بررسی دوره ای پرونده های پرسنلی و از بین بردن داده های قدیمی تعیین کند.
جزئیات برنامه
داده های درخواست مربوط به متقاضیانی که استخدام نشده اند باید حداکثر ظرف 4 هفته پس از پایان مراحل درخواست از بین بروند. داده هایی مانند انگیزه یا نامه درخواست، CV، بیانیه رفتار، مکاتبه با متقاضی در این دسته قرار می گیرند. با رضایت متقاضی، امکان نگهداری اطلاعات برای حدود 1 سال وجود دارد.
فرآیند ادغام مجدد
هنگامی که یک کارمند فرآیند ادغام مجدد را تکمیل کرده و به کار خود باز می گردد، حداکثر مدت نگهداری 2 سال پس از تکمیل ادغام مجدد اعمال می شود. در این مورد استثنا وجود دارد که کارفرما خود بیمه باشد. در این شرایط، یک دوره نگهداری 5 ساله اعمال می شود.
حداکثر 2 سال پس از پایان کار
پس از ترک کار یک کارمند، بخش عمده ای از داده های (شخصی) موجود در پرونده پرسنلی مشمول یک دوره نگهداری حداکثر تا 2 سال است.
این دسته شامل:
- قراردادهای کار و اصلاحات آنها؛
- مکاتبات مربوط به استعفا؛
- گزارش ارزیابی ها و بررسی عملکرد؛
- مکاتبات مربوط به ترفیع/ تنزل رتبه؛
- مکاتبه در مورد بیماری از UWV و پزشک شرکت؛
- گزارش های مربوط به قانون بهبود دروازه بان؛
- موافقتنامه های عضویت در شورای کار؛
- کپی گواهی.
حداقل 5 سال پس از پایان کار
برخی از اطلاعات پرونده پرسنل مشمول یک دوره نگهداری 5 ساله است. بنابراین کارفرما موظف است این داده ها را برای مدت 5 سال پس از ترک کار کارمند حفظ کند. اینها داده های زیر هستند:
- صورت های مالیاتی حقوق و دستمزد؛
- کپی مدرک شناسایی کارمند؛
- داده های قومیت و منشاء؛
- داده های مربوط به مالیات حقوق و دستمزد.
بنابراین، این داده ها باید حداقل به مدت پنج سال نگهداری شوند، حتی اگر با اظهارات جدیدی در پرونده پرسنلی جایگزین شوند.
حداقل 7 سال پس از پایان کار
در مرحله بعد، کارفرما نیز به اصطلاح «تعهد حفظ مالیات» دارد. این کارفرما را موظف می کند که تمام سوابق اولیه را برای مدت 7 سال نگه دارد. بنابراین این شامل داده‌های اولیه، ضمانت‌های دستمزد، سوابق حقوق و دستمزد و قراردادهای حقوق می‌شود.
دوره نگهداری منقضی شده است؟
زمانی که حداکثر مدت نگهداری داده ها از پرونده پرسنلی منقضی شده باشد، کارفرما دیگر نمی تواند از داده ها استفاده کند. سپس این داده ها باید از بین بروند.
هنگامی که حداقل دوره نگهداری منقضی شده است، کارفرما ممکن است این داده ها را از بین ببرید. یک استثنا زمانی اعمال می شود که حداقل دوره نگهداری به پایان رسیده باشد و کارمند درخواست از بین بردن داده ها را داشته باشد.
آیا در مورد دوره های نگهداری پرونده کارکنان یا دوره های نگهداری برای سایر داده ها سؤالی دارید؟ اگر چنین است، لطفا با ما تماس بگیرید. ما وکلای استخدام خوشحال خواهم شد که به شما کمک کند!